2006年5月15日（月） <第1500号>

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　■労働・経営■

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　　　　　　　　　　 　　　　　　-　【237】業務の引継ぎを成功させるために　-
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○迅速かつ丁寧な引継ぎを
人事異動が行われる際、前任者から後任者への業務の引継ぎを行うのが一般的です。前任者にとっては自分自身の評価を最後の最後で落とさないためにも、また、会社にとっては業務の停滞を招くことがないようにするためにも、迅速かつ丁寧な引継ぎを心がけたいものです。

○引継ぎを行うときのポイント
(1)仕事の棚卸しを行う
前任者が自己の担当業務を振り返り、「確実に継承すべきもの」と「それ以外のもの」に分けます。単に業務を丸投げするのではなく、振り返りから業務品質の向上につなげるのが理想的です。

(2) 内容は文書で簡潔にまとめる
引継ぎは必ず文書で行い、要点のみを簡潔にまとめるのが良いでしょう。読みにくいものは敬遠されるだけです。

(3) 第三者がチェックする
引継ぎ書類は、事前に上司や職場の同僚などに見てもらい、前任者の主観の排除を心がけます。第三者の意見も取り入れることによってバランスをとり、仕事の質を高めることができます。

(4)短時間で数回に分けて行う
引継ぎは、長時間以上かけて1回で終わらせるよりも、１回が短くてもいいので、なるべく数回に分けて行ったほうがよいでしょう。顔をつき合わせて行うことが重要です。

(5)現場で対面する
具体的な資料の保管場所や職場の雰囲気がわかるように、引継ぎ場所は会議室などではなく、後任者が実際に仕事をすることとなる前任者の机などがよいでしょう。

(6)概要から詳細へ
細かな業務手順の説明は後回しにします。会社内での位置付けや経緯など、まずは全体像から把握してもらうようにします。

(7)様子を尋ねてみる
引継ぎの1カ月後ぐらいのタイミングで、後任者にその後の様子を尋ねてみます。ちょっとした立ち話程度であっても後任者には励みになるはずです。

○引継ぎカレンダーの活用
もし時間に余裕があれば、やるべき仕事を時系列で示したカレンダーを作るとよいでしょう。人事部門の場合は1年単位で仕事が動くので1年、経営企画部門の場合は決算開示がある四半期、営業部門の場合は１カ月が目安でしょうか。どのようなタイミングで何をすべきかをまとめたカレンダーは、後任者が仕事の流れを把握する上で重宝すると思われます。

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