2005年9月7日（水） <第1250号>

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「手紙を書こうよ」(第18回)

　　　　　　　　　　　　　 −　文書によるコミュニケーションは人格を高める　−


　　　　　━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　-　【18】品物の不足を知らせる　-
　　　　　………………………………………………………………………………………

感情的にならず状況と問題点を正確に伝えます。

まずは注文品を受け取ったことを知らせます。

次に不足品があったという内容確認の結果を伝えます。

そして支払いができないこと、使用できない品物があるという、
不足により生じた問題点を述べます。

最後に指示を仰いで結びます。

＜本文＞
NR-3790の注文品を11月7日に受け取りました。

同封されていた送り状と内容を照合したところ、何点か不足品がありました。
実際に届いたものがわかるように送り状を修正してお送りしますので御覧ください。

当社の規定では、受取りと一致しない請求書にはお支払いできないことになっています。
さらに、部品が未着のため、届いた品物の中に使えないものがいくつかあります。

このような事態に対して、どのように対処すべきか御指示をお待ちしています。

＜私見・所見＞
状況と問題点を正確に伝えることが大切です。
どうしてほしいのか具体的な希望があれば、それを伝えます。
ないときは先方の出方を待ちます。

この手紙は、未着品のために届いたものまで使えないことを述べ、
先方からの「納入品のみ先に払ってほしい」という予測される要求を退けています。


＜バックナンバー＞
【01】「出張先でお世話になったことに対する礼」
【02】「ビジネス提携に向けた最初の会議のあと、もう一押しする」
【03】「本社から代理店に専門家の派遣を伝える」
【04】「転任の挨拶」
【05】「友人を紹介する」
【06】「就職活動のための一般的な推薦状」
【07】「提案中の企画に関連のある新聞記事を送る」
【08】「乗り気なので話を進めたい」
【09】「製品について詳しい情報を求める」
【10】「見積り依頼に対し一部のみ見積ることを伝える」
【11】「期日を示して急ぎの注文をする」
【12】「代金先払いで注文を受ける」
【13】「値上げ要求を受け入れる」
【14】「契約条件の変更要求を相手方本社に念押しする」
【15】「支払い延期を願う」
【16】「支払いの督促(1)」
【17】「重複した督促に対し、支払い済みであることを伝える」

← Prev　　　News Index　　　Next→