2007年6月25日（月） <第1906号>

　　　　　　　　　　－　人件費に割かれるミーティングのコストと時間は馬鹿にならない　－

対話するミーティングを心がける

【07】ミーティングの工夫とトラブル対処法
1.ミーティングの工夫 Q.あなたは楽しいミーティングにしようと思うと、どのような工夫が考えれますか？

＜ミーティングで使う道具＞
・大きな模造紙
議論された内容を紙に書き出し、それを壁に貼っていきます。
多くの言葉が残り、リマインドの効果になったり、話し合いのプロセスが残ります。

・ストップウォッチ
「それではシンキングタイムです。お時間を1分間差し上げますので、考えをまとめてください」
ストップウォッチを使用することでちょっとした緊張感と集中力が生まれます。

・駄菓子
よいアイディアを出した人や、最初に意見を述べた人に、駄菓子を配ります。
そうするとその場が和みます。

＜ミーティングで行なう工夫＞
・名前を呼ぶ
意識して参加者の名前を頻繁に呼びます。
特に誰かが言った意見を引用する場合などは、「先ほど○○さんがおっしゃったように……」
という具合に名前を呼ぶと、お互いの間に信頼関係が生まれやすくなります。

・質問には質問で返す
参加者に質問されたり決断を迫られたりしても、「あなたはどう思われますか？」
と質問します。ミーティングの主役は参加者だということを伝えます。

・冗談を言う
緊張しているとよいアイディアが出ないし、自由にものが言える雰囲気にはなりません。
ちょっとした冗談は、特に深刻な話題のときほど、上手に冗談が使えるとミーティングが楽しい
時間になります。

2.ミーティングのトラブル対処法

Q.あなたは次のような参加者にはどのように対応しますか？

・ぶすっとして議論に参加してこない
・必ず批判的な意見を言う
・議論を拡散させる
・感情をあらわにする
・何も言わない

○人数が多すぎるときは
どうしても人数を減らすことが難しい場合は、テーマをいくつか設けて、分科会に分けます。

また話す人と聞く人に分けましょう(講演やパネルディスカッションにします)。

○問題児がいるときは
ミーティングの進行を妨げる問題児にはさまざまな種類がいます。次のような対応をすることで対処が可能です。

まずは何を言おうとしているのか、100 ％その人の話を聴きます(「聴く」)。

次にどう思っているのかを認め、受け入れます(「受け入れる」）。

そしてミーティングの進行を優先し、対処は後にまわします(「後にまわす」)。

さらに真正面から「今そのことを言うべきときではありません」
という具合にストレートに伝えるべきことを伝えます(「対峙する」)。

○時間内にアウトプットが出せそうにないときは
突拍子もない情報が出されたり、予定をしていない議論にはまってしまったりするなどの状況が防げない場合があります。

「本来、今日話すべきことの前提としてあった状況がまだ固まっていないようです。この状況では今日の議題はこれ以上進められません。あと残りの30 分で何を明確にするかを先に決めましょう」

「明確にすると決めたことを、終了時点で明確にして終わる」ということがミーティングの役割です。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　…　つづき　…

＜バックナンバー＞
【01】ファシリテイターの役割
【02】ミーティングの種類
【03】よいミーティング
【04】3者の役割
【05】良いミーティングの流れ1
【06】良いミーティングの流れ2

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