2005年12月13日（火） <第1347号>

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「手紙を書こうよ」(第52回)

　　　　　　　　　　　　　 −　文書によるコミュニケーションは人格を高める　−


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　-　【52】再検討の要求を却下する　-
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しこりの残らないように、"慰め"を入れます。

まずは先方の要求内容を確認し、検討したことを伝えます。

次にこちらの主張の根拠になるような基礎事実を伝えます。

そして要求を却下するが、別の可能性を示します。

＜本文＞
6月4日付けのお手紙のご要望に従い、ホイール・バランスの問題を特別に保証する可能性について、慎重に検討いたしました。

この件に関して、問題は一見、製造段階で発生したように見えるかもしれません。しかしながら、弊社の工場では、タイヤ・バランス、円周の歪み、ならびに空気圧を一定の規格内に納めるために、しっかりした手続きがとられております。これに関連する品質管理システムは、ご指摘のような問題が起こらないようにすることを目的としております。

したがって、問題が製造段階で発生したとは考えられません。このため、特別な扱いを考慮しても、この問題を保証に含めることは不可能です。しかし、やはり注目を要する問題ではありますから、本社の製品情報課、木村氏にこの件を報告されるようお勧めいたします。きっとお役に立てると思います。

この問題について私どもの部にご相談下さったことを感謝いたします。お客様に満足していただこうと努力する貴社の姿勢には、一同深く感銘いたしております。

＜私見・所見＞
特別に認めてほしいという要求を却下しています。

代理店に対しては、とくにしこりを残さないように断る配慮をする必要があります。

論理的に説得するのはもちろんだが、別の形での問題提起を勧めたり、代理店としての先方の努力を評価するなど、相手の気持ちをなだめるような事柄を入れています。


＜バックナンバー＞
【01】「出張先でお世話になったことに対する礼」
【02】「ビジネス提携に向けた最初の会議のあと、もう一押しする」
【03】「本社から代理店に専門家の派遣を伝える」
【04】「転任の挨拶」
【05】「友人を紹介する」
【06】「就職活動のための一般的な推薦状」
【07】「提案中の企画に関連のある新聞記事を送る」
【08】「乗り気なので話を進めたい」
【09】「製品について詳しい情報を求める」
【10】「見積り依頼に対し一部のみ見積ることを伝える」
【11】「期日を示して急ぎの注文をする」
【12】「代金先払いで注文を受ける」
【13】「値上げ要求を受け入れる」
【14】「契約条件の変更要求を相手方本社に念押しする」
【15】「支払い延期を願う」
【16】「支払いの督促(1)」
【17】「重複した督促に対し、支払い済みであることを伝える」
【18】「品物の不足を知らせる」
【19】「返品および代金払戻し要求を退ける」
【20】「未払いを詫び直ちに送金したことを伝える」
【21】「紹介者への報告　取引関係が不成立だったことを知らせる」
【22】「紹介者への中間報告(1)　被紹介者から連絡を受けて」
【23】「依頼に応えて資料を送る(1)　簡潔に」
【24】「不足料金の送金を知らせる　本の代金として」
【25】「論文応募要綱の送付を依頼する」
【26】「協力を断る　方針により」
【27】「新聞広告への応募者を断る」
【28】「会社合併の挨拶」
【29】「自宅のパーティーへの招待状」
【30】「会議の案内状(1)」
【31】「開所式に出席する」
【32】「開所式に欠席する」
【33】「昇進祝い(1)　取引先の社長就任を祝う」
【34】「第一線から退く人を励ます」
【35】「取引先役員の訃報に接して」
【36】「招待と贈り物に対する礼」
【37】「研究所見学に対する礼」
【38】「代理店の人を本社に招待する」
【39】「見学を受け入れる(その1)　簡潔に」
【40】「面接日程の変更を求める」
【41】「講演を正式に依頼し、段取りを確認する」
【42】「臨時スタッフを売り込む」
【43】「資料送付による売込みを断る(1)」
【44】「見積もりを依頼する(1)」
【45】「見積もり承諾に対して確認して了解を示す」
【46】「製造中止を伝えて代品を勧める」
【47】「値上げを伝える」
【48】「支払い延期願いを断る」
【49】「支払いの再督促　−売上報告と印税支払いを再督促する」
【50】「督促された金額を送るとともに、督促の仕方に苦情を呈する」
【51】「一方的な通達に対して代理店からメーカー」

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