2005年11月28日（月） <第1332号>

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「手紙を書こうよ」(第46回)

　　　　　　　　　　　　　 −　文書によるコミュニケーションは人格を高める　−


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　　　　　　　　　　　　　　　　　-　【46】製造中止を伝えて代品を勧める　-
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品物がないときは機会をのがさず代わりのものを売り込みます。

まずは注文受け取りのお知らせと礼を述べます。

次に問題点を伝え、代品を売り込みます。

最後は先方の意向をたずねて結びます。

＜本文＞
5月14日着の、I型ILP-800半導体レーザー・プローバー1台の注文をいただき、ありがとうございます。

残念ながらこの機種は、性能に対する市場の要求度が高くなっていることから生産中止に至りました。

しかし現在、全自動の上に数多くのすぐれた特徴を持つ、より高度な型のものを数種売り出しております。代替機種として、当社のIDF-1701A型をご検討になってはいかがでしょうか。

現在はもとより、将来の要求にも十分お応えできるはずです。この製品に関する詳細な資料を同封いたします。

ご意向をお聞かせいただき、お返事をお待ちしております。

＜私見・所見＞
自社の製品が劣ったものだから中止になったという印象を与えないように配慮して中止の理由を説明しています。

相手が納得してもっと良い製品がほしくなったところで代替品を売り込みます。

まず、いろいろあることを伝えた上で、具体的に一つを勧め、資料を添えて検討を願うという段取りです。


＜バックナンバー＞
【01】「出張先でお世話になったことに対する礼」
【02】「ビジネス提携に向けた最初の会議のあと、もう一押しする」
【03】「本社から代理店に専門家の派遣を伝える」
【04】「転任の挨拶」
【05】「友人を紹介する」
【06】「就職活動のための一般的な推薦状」
【07】「提案中の企画に関連のある新聞記事を送る」
【08】「乗り気なので話を進めたい」
【09】「製品について詳しい情報を求める」
【10】「見積り依頼に対し一部のみ見積ることを伝える」
【11】「期日を示して急ぎの注文をする」
【12】「代金先払いで注文を受ける」
【13】「値上げ要求を受け入れる」
【14】「契約条件の変更要求を相手方本社に念押しする」
【15】「支払い延期を願う」
【16】「支払いの督促(1)」
【17】「重複した督促に対し、支払い済みであることを伝える」
【18】「品物の不足を知らせる」
【19】「返品および代金払戻し要求を退ける」
【20】「未払いを詫び直ちに送金したことを伝える」
【21】「紹介者への報告　取引関係が不成立だったことを知らせる」
【22】「紹介者への中間報告(1)　被紹介者から連絡を受けて」
【23】「依頼に応えて資料を送る(1)　簡潔に」
【24】「不足料金の送金を知らせる　本の代金として」
【25】「論文応募要綱の送付を依頼する」
【26】「協力を断る　方針により」
【27】「新聞広告への応募者を断る」
【28】「会社合併の挨拶」
【29】「自宅のパーティーへの招待状」
【30】「会議の案内状(1)」
【31】「開所式に出席する」
【32】「開所式に欠席する」
【33】「昇進祝い(1)　取引先の社長就任を祝う」
【34】「第一線から退く人を励ます」
【35】「取引先役員の訃報に接して」
【36】「招待と贈り物に対する礼」
【37】「研究所見学に対する礼」
【38】「代理店の人を本社に招待する」
【39】「見学を受け入れる(その1)　簡潔に」
【40】「面接日程の変更を求める」
【41】「講演を正式に依頼し、段取りを確認する」
【42】「臨時スタッフを売り込む」
【43】「資料送付による売込みを断る(1)」
【44】「見積もりを依頼する(1)」
【45】「見積もり承諾に対して確認して了解を示す」

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