2005年11月17日（木） <第1321号>

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「手紙を書こうよ」(第44回)

　　　　　　　　　　　　　 −　文書によるコミュニケーションは人格を高める　−


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　-　【44】見積もりを依頼する(1)　-
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大まかな情報をまず伝えて、詳しくはあとでという二段構えです。

まずはサブジェクト・ラインをつけて、手紙の内容がすぐわかるようにします。

次に見積もり依頼の旨を伝えて打診します。どうして依頼するのか、その背景を説明します。

そして自社の経歴を紹介して資格を述べます。

最後に返事を待つという結びで締めくくります。

＜本文＞
サイ王宮建築計画の件
(3G4建築木造部)

弊社は目下、上記プロジェックトの見積りを作成中でありますが、その仕様書に、3G4建築木造部の認可製造会社として貴社名があがっております。興味があるようでしたら、見積もりをご提出ください。関連する仕様書と設計図が必要なら、その旨をお知らせください。

このプロジェックトの入札者の中では、弊社が最もふさわしい資格を有していると自負いたしております。と言いますのも、アブダビの石油鉱物大学や東京のインペリアル・パレス・ホテルなどを建設した実績を持っているからです。

私宛に直接、早急にご返事をいただければ幸いです。

＜私見・所見＞
直接呼びかけるというよりは、その気があるかどうか打診している手紙です。

まず、大まかなところを伝えてから、興味があるなら設計図・仕様書などを送るという二段構えでいます。

また、どうして先方に依頼したいのか、および自社の経歴を述べて、先方を乗り気にさせます。


＜バックナンバー＞
【01】「出張先でお世話になったことに対する礼」
【02】「ビジネス提携に向けた最初の会議のあと、もう一押しする」
【03】「本社から代理店に専門家の派遣を伝える」
【04】「転任の挨拶」
【05】「友人を紹介する」
【06】「就職活動のための一般的な推薦状」
【07】「提案中の企画に関連のある新聞記事を送る」
【08】「乗り気なので話を進めたい」
【09】「製品について詳しい情報を求める」
【10】「見積り依頼に対し一部のみ見積ることを伝える」
【11】「期日を示して急ぎの注文をする」
【12】「代金先払いで注文を受ける」
【13】「値上げ要求を受け入れる」
【14】「契約条件の変更要求を相手方本社に念押しする」
【15】「支払い延期を願う」
【16】「支払いの督促(1)」
【17】「重複した督促に対し、支払い済みであることを伝える」
【18】「品物の不足を知らせる」
【19】「返品および代金払戻し要求を退ける」
【20】「未払いを詫び直ちに送金したことを伝える」
【21】「紹介者への報告　取引関係が不成立だったことを知らせる」
【22】「紹介者への中間報告(1)　被紹介者から連絡を受けて」
【23】「依頼に応えて資料を送る(1)　簡潔に」
【24】「不足料金の送金を知らせる　本の代金として」
【25】「論文応募要綱の送付を依頼する」
【26】「協力を断る　方針により」
【27】「新聞広告への応募者を断る」
【28】「会社合併の挨拶」
【29】「自宅のパーティーへの招待状」
【30】「会議の案内状(1)」
【31】「開所式に出席する」
【32】「開所式に欠席する」
【33】「昇進祝い(1)　取引先の社長就任を祝う」
【34】「第一線から退く人を励ます」
【35】「取引先役員の訃報に接して」
【36】「招待と贈り物に対する礼」
【37】「研究所見学に対する礼」
【38】「代理店の人を本社に招待する」
【39】「見学を受け入れる(その1)　簡潔に」
【40】「面接日程の変更を求める」
【41】「講演を正式に依頼し、段取りを確認する」
【42】「臨時スタッフを売り込む」
【43】「資料送付による売込みを断る(1)」

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