2005年9月6日（火） <第1249号>

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「手紙を書こうよ」(第17回)

　　　　　　　　　　　　　 −　文書によるコミュニケーションは人格を高める　−


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　　　　　　　　　　-　【17】重複した督促に対し、支払い済みであることを伝える　-
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督促の返事は、できるだけ詳細に情報を提供します。

まずは先方からの督促内容を確認します。

次にすでに支払い済みであるという調査の結果を伝えます。

そして今後は銀行のほうへ直接問い合わせてほしいと先方に要求します。

最後にその遂行を望みます。

＜本文＞
定期報告に対する2005年1月支払約束分の900,000円が未払いであるというお問い合わせに対し、早速こちらの記録と照合し調査いたしました。

その結果、2005年3月10日付で、丸の内のABC銀行の貴口座066011へすでに送金されていることが確認されました。さらに、2,3週間ほど前に同様のコメントをつけて貴社からの2度目のインボイスをすでに送り返しております。

今後のお問い合わせはABC銀行へお願いします。支払いの確認を得られると思います。

この件に関しまして早急の処置をお願いいたします。

＜私見・所見＞
支払済みなのに先方から何度も督促されたときは、支払済みであることだけでなく、いつ、どの銀行へどのように支払ったかという情報を細かく伝えています。

必要な情報をきちんと押さえ、先方への要求をさらりと伝えた、ビジネスライクな通常業務の手紙の好例です。

＜バックナンバー＞
【01】「出張先でお世話になったことに対する礼」
【02】「ビジネス提携に向けた最初の会議のあと、もう一押しする」
【03】「本社から代理店に専門家の派遣を伝える」
【04】「転任の挨拶」
【05】「友人を紹介する」
【06】「就職活動のための一般的な推薦状」
【07】「提案中の企画に関連のある新聞記事を送る」
【08】「乗り気なので話を進めたい」
【09】「製品について詳しい情報を求める」
【10】「見積り依頼に対し一部のみ見積ることを伝える」
【11】「期日を示して急ぎの注文をする」
【12】「代金先払いで注文を受ける」
【13】「値上げ要求を受け入れる」
【14】「契約条件の変更要求を相手方本社に念押しする」
【15】「支払い延期を願う」
【16】「支払いの督促(1)」

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