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DRIVEN NEWS BACKNUMBER

2005年12月15日(木) <第1349号>

                     「手紙を書こうよ」(第54回)

              − 文書によるコミュニケーションは人格を高める −


     ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
                - 【54】電話での約束を文書で確認する -
     ………………………………………………………………………………………

重要な案件については必ず文書で確認します。

まずは何についての確認かを礼の形で述べます。

次に確認内容を伝えます。

そして相手の協力に対する礼を述べます。

最後は話し合いの成功を期待することで結びます。

<本文>
賠償問題に関する7月1日付の貴状と、それに続くお電話、ありがとうございます。

電話でお約束いたしました話し合いの件ですが、7月20日水曜日午前11時に貴事務所において行うことをここに確認いたしたく存じます。依頼人の方々も財務顧問の方とご一緒のご同席になると了解しております。

話し合いの日程を7月31日以前にしていただき感謝いたしますとともに、この話し合いが速やかで円満な解決をもたらすことを心から願っております。

20日は有意義な意見交換ができますことを期待しております。


<私見・所見>
法律上の問題となっているきわめて重要な案件(ここでは賠償問題)に関して、電話で話し合いの段取りをつけたあとに出す、公式的な確認の手紙です。

出張や会議のアレンジ、ホテルや航空券の予約などを電話で行った場合は、日時や出席者・利用者などの必要な情報を文書にて確認しています。


<バックナンバー>
【01】「出張先でお世話になったことに対する礼」
【02】「ビジネス提携に向けた最初の会議のあと、もう一押しする」
【03】「本社から代理店に専門家の派遣を伝える」
【04】「転任の挨拶」
【05】「友人を紹介する」
【06】「就職活動のための一般的な推薦状」
【07】「提案中の企画に関連のある新聞記事を送る」
【08】「乗り気なので話を進めたい」
【09】「製品について詳しい情報を求める」
【10】「見積り依頼に対し一部のみ見積ることを伝える」
【11】「期日を示して急ぎの注文をする」
【12】「代金先払いで注文を受ける」
【13】「値上げ要求を受け入れる」
【14】「契約条件の変更要求を相手方本社に念押しする」
【15】「支払い延期を願う」
【16】「支払いの督促(1)」
【17】「重複した督促に対し、支払い済みであることを伝える」
【18】「品物の不足を知らせる」
【19】「返品および代金払戻し要求を退ける」
【20】「未払いを詫び直ちに送金したことを伝える」
【21】「紹介者への報告 取引関係が不成立だったことを知らせる」
【22】「紹介者への中間報告(1) 被紹介者から連絡を受けて」
【23】「依頼に応えて資料を送る(1) 簡潔に」
【24】「不足料金の送金を知らせる 本の代金として」
【25】「論文応募要綱の送付を依頼する」
【26】「協力を断る 方針により」
【27】「新聞広告への応募者を断る」
【28】「会社合併の挨拶」
【29】「自宅のパーティーへの招待状」
【30】「会議の案内状(1)」
【31】「開所式に出席する」
【32】「開所式に欠席する」
【33】「昇進祝い(1) 取引先の社長就任を祝う」
【34】「第一線から退く人を励ます」
【35】「取引先役員の訃報に接して」
【36】「招待と贈り物に対する礼」
【37】「研究所見学に対する礼」
【38】「代理店の人を本社に招待する」
【39】「見学を受け入れる(その1) 簡潔に」
【40】「面接日程の変更を求める」
【41】「講演を正式に依頼し、段取りを確認する」
【42】「臨時スタッフを売り込む」
【43】「資料送付による売込みを断る(1)」
【44】「見積もりを依頼する(1)」
【45】「見積もり承諾に対して確認して了解を示す」
【46】「製造中止を伝えて代品を勧める」
【47】「値上げを伝える」
【48】「支払い延期願いを断る」
【49】「支払いの再督促 −売上報告と印税支払いを再督促する」
【50】「督促された金額を送るとともに、督促の仕方に苦情を呈する」
【51】「一方的な通達に対して代理店からメーカー」
【52】「再検討の要求を却下する」
【53】「依頼に応えて就職の世話をしたことを伝える」

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