2005年10月3日（月） <第1276号>

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「手紙を書こうよ」(第26回)

　　　　　　　　　　　　　 −　文書によるコミュニケーションは人格を高める　−


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　-　【26】協力を断る　方針により　-
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二段構えで断り、再依頼の隙を与えないようにします。

まずは手紙を受け取ったことを知らせます。

次に相手への理解を示しながら、方針によりはっきりと断ります。

最後に成功を祈ることを伝えます。

＜本文＞
2005年3月29日付の当社社長宛てのお手紙を頂戴し、当部署からお返事を差し上げるよう任を受けました。

このお申し込みのご趣旨はよくわかりますが、当社の方針として、このようなご要望は、各国政府あるいは認可団体から申し入れがあった場合にのみ考慮することになっております。

また、その場合でも財政状態が許せばの話であります。従って、今回のお申し出は辞退せざるを得ません。

このような事情ではありますが、ご努力が実を結ぶことを心からお祈りいたしております。

＜私見・所見＞
寄付や大規模なプロジェックトなどの協力依頼に対し、先方を傷つけずにはっきりと断りたい場合は社の方針を理由に断るのが最もうまいやり方。

これ以上のかかわりを持ちたくないときは、方針による理由に加えて、財政状態が許せばという条件をつけて二段構えて断ります。


＜バックナンバー＞
【01】「出張先でお世話になったことに対する礼」
【02】「ビジネス提携に向けた最初の会議のあと、もう一押しする」
【03】「本社から代理店に専門家の派遣を伝える」
【04】「転任の挨拶」
【05】「友人を紹介する」
【06】「就職活動のための一般的な推薦状」
【07】「提案中の企画に関連のある新聞記事を送る」
【08】「乗り気なので話を進めたい」
【09】「製品について詳しい情報を求める」
【10】「見積り依頼に対し一部のみ見積ることを伝える」
【11】「期日を示して急ぎの注文をする」
【12】「代金先払いで注文を受ける」
【13】「値上げ要求を受け入れる」
【14】「契約条件の変更要求を相手方本社に念押しする」
【15】「支払い延期を願う」
【16】「支払いの督促(1)」
【17】「重複した督促に対し、支払い済みであることを伝える」
【18】「品物の不足を知らせる」
【19】「返品および代金払戻し要求を退ける」
【20】「未払いを詫び直ちに送金したことを伝える」
【21】「紹介者への報告　取引関係が不成立だったことを知らせる」
【22】「紹介者への中間報告(1)　被紹介者から連絡を受けて」
【23】「依頼に応えて資料を送る(1)　簡潔に」
【24】「不足料金の送金を知らせる　本の代金として」
【25】「論文応募要綱の送付を依頼する」

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